Regulamin rejestracji uczestników na konferencję organizowaną
przez Polskie Towarzystwo Optyki i Optometrii
 w dniach w 14-16.11.2025. w Łodzi

§ 1. Postanowienia ogólne

1.1. Regulamin stanowi podstawę organizacji Konferencji CLINICAL OPTOMETRY POLAND 2025 organizowanej przez Polskie Towarzystwo Optometrii i Optyki (PTOO) z siedzibą w Poznaniu (61-047) przy ul. Warszawskiej 98A, wpisany do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy KRS, pod nr. KRS: 0000042244, posiadającym nr NIP: 7791634353, nr REGON: 630888609, która odbędzie się w dniach 14-16.11.2025. w hotelu Ambasador Premium Łódź. Niniejszy Regulamin został zamieszczony na stronie www.cop.edu.pl, zwanej dalej stroną konferencyjną i określa prawa oraz obowiązki jej uczestników. Wszelkie zmiany w regulaminie będą podawane do wiadomości publicznej, poprzez zamieszczenie ich na stronie Konferencji.

1.2. Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji i obowiązują wszystkich Uczestników.

§ 2. Uczestnictwo w Konferencji

2.1. Warunkami uczestnictwa w Konferencji są:

2.1.1. Zgłoszenie uczestnictwa w Konferencji poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej Konferencji lub poprzez darmową aplikację CLINICAL OPTOMETRY POLAND 2025 dostępną dla urządzeń mobilnych pracujących w systemach operacyjnych Android i iOS Apple.

2.1.2. Uiszczenie opłaty w wysokości i terminie podanym przez Organizatora na stronie https://cop.edu.pl

2.1.3. Koszt udziału w Konferencji, pobytu i przejazdu uczestnik pokrywa we własnym zakresie.

2.1.4. Organizator na żądanie Uczestnika wystawi rachunek za udział w Konferencji (dane do rachunku należy podać w formularzu zgłoszeniowym).

2.1.5. Termin nadsyłania zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji za pośrednictwem serwisu internetowego https://cop.edu.pl lub aplikacji upływa w dniu 10.11.2025r. Rejestracja po tym terminie będzie niemożliwa.

2.1.6. Liczba osób uczestniczących w Konferencji jest ograniczona.

2.1.7. Każdy Uczestnik otrzyma certyfikat uczestnictwa w Konferencji.

2.1.8. W dniu rozpoczęcia Konferencji konieczne jest okazanie potwierdzenia zakupionego biletu z indywidualnym kodem QR, w formie aplikacji mobilnej lub wydruku. W przypadku braku potwierdzenia konieczne będzie okazanie dowodu osobistego celem weryfikacji uczestnika. Każdy uczestnik otrzyma personalizowany identyfikator umożliwiający udział w Konferencji.

2.1.9. Organizatorzy stosować będą skanowanie kodu QR umieszczonego na personalizowanych identyfikatorach w celu: potwierdzenia obecności, odbioru materiałów konferencyjnych lub pozwolenia na przesłanie droga mailową ofert sponsorów i wystawców obecnych na konferencji.

2.1.10. Udział osoby niepełnoletniej w Konferencji możliwy jest jedynie na podstawie pisemnej zgody opiekuna prawnego lub w towarzystwie osoby pełnoletniej.

2.1.11. Zgłoszenie uczestnictwa jest jednoznaczne z akceptacją niniejszego Regulaminu.

§ 3. Opłaty

3.1. Wysokość opłat za uczestnictwo w Konferencji opublikowana jest na stronie internetowej https://cop.edu.pl.

3.2. Płatnikiem (adresatem rachunku) jest podmiot zamawiający poszczególne usługi związane z uczestnictwem w Konferencji.

3.3. Brak uregulowania należności za udział w Konferencji w terminie podanym przez Organizatora na stronie internetowej Konferencji upoważnia Organizatora do anulowania zgłoszenia uczestnictwa, bez ponoszenia z tego tytułu jakiejkolwiek odpowiedzialności odszkodowawczej.

3.4. Opłatę za udział w Konferencji należy przesłać zgodnie z informacjami wskazanymi przez Organizatora poprzez system płatności AutoPay połączony z formularzem rejestracyjnym, system PayPal bądź przelewem na konto bankowe podane w wiadomości potwierdzającej rejestrację. Informacje o opłatach znajdują się na stronie internetowego serwisu konferencyjnego pod adresem https://cop.edu.pl.

3.5. Organizator zastrzega sobie prawo do udzielania zniżek od ceny podstawowej dla członków Polskiego Towarzystwa Optometrii i Optyki, Polskiego Towarzystwa Ortoptyki im. K. Krzystkowej oraz gości i studentów.

§ 4. Rezygnacja z udziału w Konferencji / Reklamacje / Polityka zwrotów

4.1. Uczestnik może zrezygnować z uczestnictwa w Konferencji. Rezygnacja Uczestnika z udziału w Konferencji powinna być dokonana w formie pisemnej. Polityka zwrotów zgodna z ustawą z dnia 30 maja 2014 r.o prawach konsumenta, art. 27

4.2. W przypadku rezygnacji Uczestnika z udziału w Konferencji:

a) gdy Organizator otrzyma od Uczestnika oświadczenie o rezygnacji do 45 dni przed rozpoczęciem Konferencji, Organizator ma prawo zatrzymać odstępne w wysokości 50% wartości całości opłaty;

c) gdy Organizator otrzyma od Uczestnika oświadczenie o rezygnacji w 44 dniu przed rozpoczęciem Konferencji lub później, Organizator zatrzyma całą otrzymaną wpłatę.

4.3. Uczestnik ma prawo delegować w zastępstwie inną osobę niż zgłoszona. Zmiany Uczestnika można dokonać najpóźniej do 20 dni przed datą Konferencji. Zmiana Uczestnika następuje niezwłocznie po przesłaniu potwierdzenia ze strony Organizatora.

4.4. Wszystkie kwestie dotyczące zwrotów należy zgłaszać na adres info@cop.edu.pl

4.5. Organizator rozpatrzy każdy zgłoszony wniosek o zwrot w ciągu 48 godzin od otrzymania wiadomości na adres info@cop.edu.pl

4.6. Reklamacje w przypadku niezrealizowania przez Organizatora konferencji, wybranej sesji wykładowej lub warsztatu można zgłaszać na adres info@cop.edu.pl

4.7. Reklamacje rozpatrywane będą indywidualnie przez Organizatora w ciągu 72 godzin od otrzymania wiadomości na adres info@cop.edu.pl

4.8. Reklamacje rozpatrzone pozytywnie oznaczają dokonanie przez Organizatora zwrotu części lub całości wpłaconej kwoty zgodnie z cennikiem przedstawionym na stronie https://cop.edu.pl/ (oddzielnie udział w konferencji, udział w kolacji koleżeńskiej, udział w warsztatach płatnych) w postaci bonu na wydarzenia organizowane przez Polskie Towarzystwo Optometrii i Optyki.

§ 5. Odpowiedzialność Organizatora

5.1. Organizator zapewnia, że dołoży wszelkich starań, aby zagwarantować warunki organizacyjne konferencji zgodne z opisem na stronie internetowej Konferencji.

5.2. Organizator ustala plan konferencji oraz zastrzega sobie prawo do zmian w programie Konferencji, nawet w dniu, w którym odbywa się Konferencja, w tym prawo do zmian rozkładu czasowego i kolejności wystąpień.

5.3. Zmiany w programie konferencji, o których mowa powyżej nie mogą stanowić podstawy do kierowania roszczeń finansowych wobec Organizatora.

5.4. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania konferencji w przypadku zaistnienia zdarzeń losowych. W przypadku, gdy Konferencja nie odbędzie się z przyczyn niezależnych od Organizatora tzw. „siły wyższej”, Uczestnikowi nie przysługuje prawo do odszkodowania lub do zwrotu jakichkolwiek opłat związanych z uczestnictwem w Konferencji, a także kosztów usług dodatkowych zleconych Organizatorowi przez Uczestników Konferencji. W przypadku wystąpienia siły wyższej, organizator zobowiązuje się do niezwłocznego poinformowania uczestników o ewentualnej zmianie daty lub miejsca wydarzenia.

5.5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy należące do Uczestnika, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji.

5.6 Organizator oświadcza, że treści przekazane przez niego w trakcie Konferencji mają charakter wyłącznie edukacyjny. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe u Uczestników lub osób trzecich, w związku lub na skutek wykorzystania przez Uczestników informacji, wiedzy lub umiejętności zdobytych w trakcie Konferencji.

5.7 W przypadku, gdy Konferencja nie odbędzie się z przyczyn wyłącznie zależnych od Organizatora, Organizator niezwłocznie poinformuje o tym fakcie Uczestników oraz dokona zwrotu kwot wpłaconych przez Uczestników na wskazane przez nich konta bankowe.

§ 6. Odpowiedzialność Uczestnika

6.1. Uczestnik zobowiązuje się zastosować się do wymagań niniejszego Regulaminu, jak również stosowania się podczas konferencji do zasad bezpieczeństwa oraz instrukcji i poleceń organizacyjno – technicznych przedstawicieli Organizatora oraz hotelu Ambasador Premium Łódź.

6.2. W szczególności na terenie hotelu Ambasador Premium Łódź zabronione jest:

a) sprzedaż i używanie narkotyków (środków odurzających, psychotropowych i innych o których mowa w ustawie z dnia 29 lipca 2005 roku o przeciwdziałaniu narkomanii tj. DZ.U. z 2012 r. poz. 124 , z późn. zm.).

b) wnoszenie broni palnej i innych niebezpiecznych przedmiotów.

6.3. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczeń na terenie obiektu, na którym odbywa się Konferencja.

§ 7. Ochrona danych osobowych

7.1. Administratorem danych osobowych jest Polskie Towarzystwo Optometrii i Optyki (PTOO) z siedzibą w Poznaniu (61-047) przy ul. Warszawskiej 98A, wpisany do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy KRS, pod nr. KRS: 0000042244, posiadającym nr NIP: 7791634353, nr REGON: 630888609 oraz firma KOJ Adam Koj ul. Powstańców Śląskich 1c, Kadłub, 47-100 Kadłub, NIP: 7561434248, REGON: 532178602.

7.2. Dane osobowe Uczestników przetwarzane są w celu przeprowadzenia Konferencji, w tym stworzenia listy uczestników a także w celu dokonania rozliczenia transakcji z tytułu opłat za Konferencję oraz ewentualnego dochodzenia roszczeń opłaty z Konferencję lub innych.

7.3. Dokonując rejestracji Uczestnik wyraża zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych dla celów przeprowadzenia Konferencji, w tym stworzenia listy Uczestników.

7.4. Uczestnikom przysługuje prawo dostępu do swoich danych osobowych, ich poprawy oraz żądanie usunięcia. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne dla wzięcia udziału w Konferencji.

7.5. Organizator zastrzega sobie prawo do korzystania z serwisu zewnętrznego do przeprowadzenia rejestracji.

7.6. Za zgodą Uczestnika zebrane dane mogą być gromadzone w jednej lub wielu bazach danych bezpośrednio lub pośrednio utrzymywanych przez Administratora danych osobowych.

7.7. Podczas Konferencji Organizator może przeprowadzać sesje fotograficzne i video. Uczestnictwo w wydarzeniach jest połączone z wyrażeniem zgody na wykorzystanie wizerunku każdego z Uczestników, Prelegentów i Prowadzących w materiałach informacyjnych i promocyjnych.

§8. Prawa autorskie 

8.1 Nagrywanie, kopiowanie i rozpowszechnianie treści Konferencji jest kategorycznie zabronione.

8.2 Treści prezentowane są przez właścicieli praw autorskich osobiście lub za zgodą oraz wiedzą właścicieli praw autorskich.

8.3 Obrót materiałami edukacyjnymi następuje za zgodą ich twórców i nie narusza przepisów prawa, zgodnie z Ustawą z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

§ 9. Postanowienia końcowe

9.1. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w niniejszym Regulaminie.

9.2. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego.

9.3. Regulamin wchodzi w życie z dniem 30.06.2025r.